Formato de celdas

Celdas.

Con la posibilidad de cambio de formato para las celdas y su contenido, Excel permite una mejor organización de un documento, ofreciendo una estructura más fácil de visualizar.

Todas las celdas tienen una configuración predeterminada de formato general, con el texto alineado a la izquierda y los valores numéricos a la derecha:

Para cambiar el formato de una celda se debe acceder a la opción que se encuentra en la ficha Inicio, en el cuadro celdas. Si el cambio se quiere aplicar a varias celdas, es preciso seleccionarlas previamente. Esto se puede hacer seleccionando una celda y, con la tecla mayúsculas presionada, desplazarse con los cursores en la dirección adecuada.

En la ventana que se abre, se selecciona una opción, en este caso se escoge el formato número.

Aparece la ventana correspondiente, donde esta vez se va a seleccionar la pestaña Fuente, para cambiar esta: por la fuente y tamaño que se deseen usar

Esto se podía haber hecho de manera aún más simple, puesto que al pulsar el botón secundario del ratón sobre una o varias celdas aparece, además del menú de opciones, otro con algunos botones para el cambio rápido de formato:

No presentan todas las herramientas, pero es útil si se va a realizar un cambio en alguna de las características que se representan en esos botones, no siendo necesario abrir la ventana de Formato de celdas.

Alineación.
Como ya se comentó, Excel presenta un formato predeterminado para el texto y los números. Esto se puede modificar mediante las opciones de alineación.

Estas opciones también se encuentran en la ventana de Formato de celdas, en la pestaña Alineación:

La alineación puede ser horizontal (ajustando el texto a la izquierda, derecha, centro o justificado) o vertical (superior, inferior o centrada).

Las opciones de control del texto sirven para cambiar la apariencia de los textos en las celdas. Así, en el caso de que el texto no se ajuste a una celda, siendo visible sólo parte del contenido,
se puede emplear la opción Ajustar texto para adaptar el tamaño de la celda a su contenido:

En este caso la celda cambia su tamaño, pero la apariencia estética del documento se ve afectada. Otra opción es Reducir hasta ajustar, dentro de la misma ventana Formato de celdas:

Pero en este caso tampoco resulta estéticamente apropiado. Para mantener el tamaño del texto y ajustar la celda al contenido, la opción de autoajuste de columna se encuentra en el botón Formato, dentro del cuadro Celdas, en Inicio. Ahora las celdas se han ajustado al texto, y el aspecto es más correcto.

Bordes.
Las delimitaciones que se aprecian entre columnas y filas no son aplicadas a la hora de imprimir un documento elaborado con Excel, como tampoco ocurre con los encabezados. Para modificar esto, en el caso de que se desee imprimir un documento con estos elementos, se debe seleccionar esa opción a través de los botones correspondientes, en el cuadro Opciones de la hoja, dentro de la ficha Diseño de página.

Del mismo modo se puede desactivar la vista de los encabezados y las delimitaciones de filas y columnas en la pantalla, quitando la marca positiva de los botones Ver respectivos.

Para imprimir un documento haciendo visibles los bordes del texto, hay que seleccionar las celdas previamente y acceder a la ventana de Formato de celdas.

En la pestaña Bordes se accede a las opciones, donde se puede escoger el estilo del mismo y la delimitación. Para el ejemplo se ha escogido un borde externo (contorno):

Para hacer más atractivo el resultado del documento impreso, se puede utilizar un color de relleno para las celdas y un borde también de color. En este caso se va a seleccionar un color interior para la fila de título y un borde para delimitar la primera columna del texto.

Otros formatos.
Se puede establecer un diseño visual llamativo también con otras opciones, como el Formato condicional, que se haya en el cuadro de Estilos, en Inicio.

En este ejemplo se ha escogido la opción Barras de datos, mediante el cual el relleno de color va en función de las cifras.

Se puede dar a un cuadro de datos como el del ejemplo un aspecto de tabla con variedad de color, a través de la opción Dar formato como tabla, en el cuadro Estilos, en Inicio.

Se puede aplicar un formato a una fila o columna en su totalidad directamente seleccionando la misma en su título (en la parte superior para las columnas y en el lateral izquierdo para las filas).

Unidad 2. Manejo de libros de Excel

LOS LIBROS DE TRABAJO.

A los documentos en Excel se les denomina libros. En esta versión de Excel los archivos tienen una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta versión los de archivos antiguos son soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos.

Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea.

Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo de manera predeterminada.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

Operaciones con las hojas.
Para organizar el libro de la manera más conveniente se pueden insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

Seleccionar varias hojas.
Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.

Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas se utiliza cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas.

Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma:
1. Se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.

Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.
La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran a un lado de las etiquetas de las hojas. Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar.

Insertar una nueva hoja de cálculo.
Un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas.
Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes opciones:

1. Hacer clic en el icono insertar que se encuentra al final de las etiquetas de las hojas.

2. Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo un menú de opciones y damos clic en insertar hoja de cálculo.
3. Para insertar una hoja de cálculo nueva desde la cinta de opciones se selecciona esa hoja de cálculo y, en la ficha Inicio, en Celdas, clic en Insertar y en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez.
1. Se mantiene presionada la tecla SHIFT y, se selecciona un número de fichas de hojas de cálculo que se desea insertar en el libro abierto.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Eliminar hojas.
Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar, en el menú que se despliega seleccionamos eliminar.
2. Un clic sobre la hoja a eliminar, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.

Cambiar el nombre de las hojas.
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para esto, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre.
Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario y en el menú emergente seleccionamos la opción Cambiar nombre, y escribimos el nuevo nombre de la hoja.

Mover hojas.
Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

Mover hojas dentro de un libro de trabajo
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada.

Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar las hojas que se desean mover.
2. Hacemos clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, del menú contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar y seleccionamos el libro en el que las queremos mover.

ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO
En esta nueva versión de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office
Al hacer clic en este botón se despliega un menú:

Crea un nuevo libro en blanco.

Abre un libro existente.

Guarda el libro abierto actualmente

Lista de los últimos libros que se han utilizado actualmente